Tietosuojaselosteesta

Poutapolku vaalii asiakkaiden tietosuojaa käsitelleen niitä huolellisesti. Noudatamme tietojenkäsittelyssämme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä viranomaisten ohjeistuksia. Jokainen Poutapolun työntekijä allekirjoittaa työsuhteen alkaessa salassapitosopimuksen ja tietosuojasitoumuksen. Tältä sivulta löydät Poutapolku Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaselosteen.

1. Rekisterinpitäjä

Tämä tietosuojaseloste koskee Poutapolku Oy:n tuottamien sijaishuollon, sosiaalihuollon ja lastenasuojelun avohuollon palveluiden asiakkaita, joiden tietojen rekisterinpitäjänä tai käsittelijänä Poutapolku Oy toimii. Mikäli asiakkuus perustuu hyvinvointialueen toimeksiantoon, toimii rekisterinpitäjänä kyseinen hyvinvointialue, ja tällöin Poutapolku Oy toimii tietojen käsittelijänä. Näiden asiakastietojen osalta tulee asiakkaan olla yhteydessä rekisterinpitäjään, eli hyvinvointialueen sosiaalitoimeen.  Asiakastietojen osalta noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä ja rekisterinpitäjän antamia ohjeita. 

2. Rekisteriasioista vastaavan yhteystiedot

Poutapolku Oy, Janne Telén, 044 025 9030, janne.telen@poutapolku.fi

3. Rekisterin nimi

Poutapolku Oy:n asiakasrekisteri

4. Asiakasrekisterin käyttötarkoitus ja tietojen käsittelyn peruste

Asiakasrekisteriä käytetään henkilötietolain (523/1999) ja sosiaalihuollon asiakkaan asemaa

ja oikeuksia koskevan lain mukaisesti (812/2000).

Asiakastietojen käsittely perustuu hyvinvointialueen toimeksiantoon ja päätöksiin.

Tilaajan toimeksiantoon perustuvan sosiaalihuollon, lastensuojelun avohuollon tai sijaishuollon tukitoimen järjestäminen, toteuttaminen, suunnittelu ja seuranta, sekä näiden toteuttamiseen liittyvä dokumentointi.

Asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään asiakkaan hoidon ja kuntoutuksen toteutukseen ja arviointiin, sekä muihin lainmukaisiin ja toimeksiantoon perustuviin käyttötarkoituksiin.

5. Rekisteriin tallennetut tiedot

-Asiakkaan nimi, kotikunta, osoite ja puhelinnumero, syntymäaika ja/tai henkilötunnus

-Asiakkaan hoidon kannalta välttämättömät terveystiedot kuten sairaudet ja lääkitykset

-Sijaishuollossa lähiomaisten tai lapselle tärkeiden henkilöiden nimet ja yhteystiedot

-Asiakkaan hoidon ja kuntoutuksen järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeellinen tieto

-Tiedot palvelun kestosta

-Palvelun laskutustiedot ja -osoitteet

-Mahdolliset tietojen luovutuksia koskevat tiedot ja luovutusten perusteet

-Asiakkaan hoitoa ja kuntoutusta toteuttaneiden henkilöiden tiedot

-Asiakkaan hoidon ja kuntoutuksen kannalta tärkeä ja merkittävä perusopetukseen liittyvä tieto

Asiakkaan hoitoon ja kuntoutukseen liittyvät kirjatut tiedot tallennetaan asiakastietojärjestelmään (Nappula). Sähköisenrekisterin lisäksi voidaan ylläpitää osarekisterinä erillisiä paperilla olevia rekistereitä kuten lääkelistaa, joilla varmistetaan hoidon ja kuntoutuksen toteutuminen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Sijoittava/tilaava hyvinvointialue, asiakas, asiakkaan huoltaja, asiakkaan laillinen edustaja tai lähiomainen. Hoito- ja kasvatushenkilöstö, sekä terveyden- ja sosiaalihuollon ammattihenkilöstö.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai Europan talousalueen ulkopuolelle. Kaikista tietojen luovutuksista vastaa hyvinvointialue reksiterinpitäjänä.

8. Asiakastietojen käyttö ja rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakastiedot on säädetty salassapidettäviksi, eikä niitä luovuteta sivullisille.

Asiakastietoja voivat käyttää, ja vain siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä välttämättä edellyttävät, ainoastaan asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta asiakasta hoitavat sekä hoitoon liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt.

Poutapolun johtoryhmä määrittää tietojen käsittelyihin liittyvät käyttöoikeustasot, joita työntekijöille myönnetään. Käyttäjätunnusten edellytyksenä on salassapitosopimuksen sekä tietosuojasitoumuksen allekirjoitus.

Manuaalinen aineisto: Tiedot säilytetään sivullisilta suojattuna lukitussa asianmukaisessa arkistotilassa.

Sähköisesti tallennetut tiedot: Käytössä on Fastroi Oy:n ylläpitämä Nappula-asiakastietojärjestelmä. Järjestelmään on pääsy vain siihen oikeutettu työntekijä henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Asiakastietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla.

9. Tietojen luovuttaminen

Asiakastiedot ovat salassapidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Poutapolku Oy säilyttää tietoja rekisterinpitäjän (tilaaja) lukuun asiakassuhteen keston ajan. Toimeksiannon päättymisen jälkeen kaikki materiaali toimitetaan tilaajalle ja tiedot poistetaan Poutapolku Oy:n järjestelmistä. Tilaaja rekisterinpitäjänä vastaa tietojen luovuttamisesta asiakkaille. Poutapolku Oy:lla ei ole tietojen käsittelijänä oikeutta luovuttaa rekisteriin kirjattuja tietoja eteenpäin asiakkaalle.

10. Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkistusoikeus)

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot.  Koska palvelu perustuu hyvinvointialueen toimeksiantoon, myöntää tarkastusoikeuden kyseisen hyvinvointialueen viranhaltija kirjallisen pyynnön perusteella.

11. Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä asiakasrekisterissä olevaa, käsittelyn tarkoituksen (asiakasrekisterin käyttötarkoitus) kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Korjauspyyntö ja käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö tehdään kirjallisesti ja osoitetaan rekisterinpitäjälle. Mahdolliset virheelliset merkinnät merkitään virheelliseksi ja rinnalle kirjataan korjattu merkintä siten, että sekä virheellinen, että korjattu merkintä ovat myöhemmin luettavissa. Asiakirjoihin merkitään korjauksen tekijän nimi, tehtävänimike, korjauksen tekopäivä ja korjauksen peruste.

12. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

13. Yhteydenotot

Omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä oman hyvinvointialueen vastaavaan viranhaltijaan, joka toimii rekisterinpitäjänä ja päättää tietojen luovuttamisesta. Poutapolku Oy:lle tulleet pyynnöt välitetään hyvinvointialueen viranhaltijalle käsiteltäviksi. Hyvinvointialueen vastaavan viranhaltijan pyynnöstä Poutapolku toimittaa rekisteröidyn tiedon hyvinvointialueelle, joka päättää niiden luovuttamisesta ja mahdollisesta tietojen oikaisusta.

14. Työntekijöiden tiedot

Työntekijöiden osalta keräämme tietoa, joka on välttämätöntä työnantajan velvoitteiden hoitamiseen työsuhteisiin liittyen. Työnhakijoiden osalta keräämme tietoa työhakuprosessiin liittyen.

15. Rekisteriselosteen/ informointiasiakirjan nähtävillä olo

Rekisteriseloste on nähtävissä jokaisessa Poutapolku Oy:n toimipisteessä.